2015年招標(biāo)師考試教材《招標(biāo)采購合同管理》

合同信息管理制度

由于招標(biāo)采購合同在簽訂和履行中往來函件和資料非常多，故合同管理系統(tǒng)性強(qiáng)，必須實行檔案化、信息化管理。首先應(yīng)建立文檔編碼及檢索系統(tǒng)，每一份合同、往來函件、會議紀(jì)要和圖紙變更等文件均應(yīng)進(jìn)人計算機(jī)系統(tǒng)，并確立特定的文檔編碼，根據(jù)計算機(jī)設(shè)置的檢索系統(tǒng)進(jìn)行保存和調(diào)閱；其次應(yīng)建立文檔的收集和處理制度，有專人及時收集、整理、歸檔各種招標(biāo)采購信息，嚴(yán)格信息資料的查閱、登記、管理和保密制度。例如，招標(biāo)采購工程項目全部竣工后，應(yīng)將全部合同及文件，包括完整的工程竣工資料、竣工圖紙、竣工驗收報告、工程結(jié)算和決算等，按照國家《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，建檔保管；最后應(yīng)建立行文制度、傳送制度和確認(rèn)制度，合同管理機(jī)構(gòu)應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)化的行文格式，對外統(tǒng)一使用，相關(guān)文件和信息經(jīng)過合同管理機(jī)構(gòu)準(zhǔn)許后才能對外傳送。一旦經(jīng)由信息化傳送方式傳達(dá)的資料需由收到方以書面的或同樣信息化的方式加以確認(rèn)，確認(rèn)結(jié)果由合同管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。

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