（一）行政籌備工作

行政籌備工作主要包括組織機(jī)構(gòu)設(shè)立與收費(fèi)許可手續(xù)的辦理，解決項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)許可問(wèn)題，是項(xiàng)目能否合法開(kāi)業(yè)的前提條件。

（1）組織機(jī)構(gòu)成立。主要內(nèi)容有申請(qǐng)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證，印章辦理，基本賬戶設(shè)立等，分別向工商部門、質(zhì)量監(jiān)督部門、稅務(wù)機(jī)關(guān)、公安部門、銀行申報(bào)。

（2）收費(fèi)許可。由于各地法規(guī)要求不同，收費(fèi)許可通常通過(guò)報(bào)批和報(bào)備方式辦理。報(bào)批項(xiàng)目需向主管部門申報(bào)批準(zhǔn)后方可收費(fèi)。無(wú)論是報(bào)批還是報(bào)備，物業(yè)服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)都應(yīng)在經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所對(duì)外公示，做到明碼標(biāo)價(jià)、亮證收費(fèi)。

（3）機(jī)構(gòu)設(shè)立和收費(fèi)許可申報(bào)所需材料及流程可向當(dāng)?shù)刂鞴懿块T或辦事窗口訊問(wèn)、索取，按其規(guī)定程序準(zhǔn)備資料申報(bào)即可。

（二）人力資源籌備工作

人力資源籌備工作是所有工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，也是項(xiàng)目能夠有效運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵條件。人力資源定編是否能滿足項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)需要，人員能否及時(shí)保障到位，員工能力是否能勝任崗位要求，是人力資源籌備需重點(diǎn)考慮的內(nèi)容。

1.物業(yè)管理處組織架構(gòu)

物業(yè)管理處作為最基本的經(jīng)營(yíng)單元，應(yīng)當(dāng)配置相對(duì)完整的組織保障物業(yè)管理處的正常運(yùn)作。通常物業(yè)管理處典型架構(gòu)設(shè)置職能部門包括支持部門（綜合事務(wù)部）和專業(yè)服務(wù)部門（客服、工程、秩序、保潔、園藝）等職位。但實(shí)際設(shè)置組織時(shí)通常會(huì)依據(jù)客戶需求、委托合同約定、不同類型物業(yè)特點(diǎn)等，首先確定服務(wù)內(nèi)容／服務(wù)界面／服務(wù)時(shí)間，然后再確定組織架構(gòu)。

2.人力資源定編

項(xiàng)目人力資源定編通常需考慮項(xiàng)目正常服務(wù)人員和集中入住裝修階段支援人員。人力資源定編計(jì)劃應(yīng)明確分工、工作時(shí)間、工作區(qū)域、責(zé)任范圍、人員配置數(shù)量。

（1）項(xiàng)目正常運(yùn)行人力資源配置計(jì)劃原則上應(yīng)借鑒物業(yè)服務(wù)投標(biāo)書的配置，并結(jié)合項(xiàng)目規(guī)模、交付進(jìn)度、設(shè)施設(shè)備配置情況、園林面積、出人口數(shù)量等實(shí)際需要進(jìn)行優(yōu)化，編制正常期人力資源配置計(jì)劃。

（2）由于入住手續(xù)辦理集中，業(yè)主裝修或喬遷工作量較大，為了保障項(xiàng)目在集中入住及裝修階段各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，物業(yè)管理處在集中入住裝修階段通常會(huì)考慮必要的支援人員，根據(jù)項(xiàng)目交付量及時(shí)間確定支援人員配置計(jì)劃。

（3）人員到位時(shí)間是人力資源配置計(jì)劃需重點(diǎn)考慮的要素。到位時(shí)間短，會(huì)影響籌備工作的推進(jìn)和前期工作的效果；到位時(shí)間長(zhǎng)會(huì)增加項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)成本。所以物業(yè)管理處需根據(jù)項(xiàng)目的復(fù)雜程度確定人員進(jìn)場(chǎng)時(shí)間（通常物業(yè)管理處管理類／專業(yè)主管在項(xiàng)目人住時(shí)間前兩個(gè)月進(jìn)場(chǎng)，操作類員工根據(jù)熟悉現(xiàn)場(chǎng)和掌握人住期間崗位須知所需的培訓(xùn)時(shí)間進(jìn)場(chǎng)）。

3.招聘

人力資源的招聘或調(diào)撥需根據(jù)配置計(jì)劃確定的到位時(shí)間開(kāi)展，物業(yè)管理處團(tuán)隊(duì)可以通過(guò)從企業(yè)其他項(xiàng)目調(diào)配或面向市場(chǎng)招聘方式組建，招聘渠道包括人才市場(chǎng)、招聘網(wǎng)站等，同時(shí)也可以通過(guò)勞務(wù)公司輸入人員；對(duì)于外包服務(wù)也應(yīng)在合同中明確人員到位時(shí)間并跟進(jìn)，讓外包機(jī)構(gòu)提前招聘，確保人員及時(shí)到位。

4.培訓(xùn)

為了確保項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)熟悉前期運(yùn)作籌備的工作內(nèi)容、工作要求、關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，物業(yè)管理處需組織對(duì)管理服務(wù)人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)。項(xiàng)目入住前培訓(xùn)包括項(xiàng)目交底、人職崗前培訓(xùn)和入住專項(xiàng)培訓(xùn)。

為了讓管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)熟識(shí)項(xiàng)目，明確項(xiàng)目管理的關(guān)鍵要素，物業(yè)管理處可以通過(guò)召開(kāi)項(xiàng)目交底會(huì)，組織熟識(shí)項(xiàng)目人員（如參與投標(biāo)人員）與財(cái)務(wù)管理部門對(duì)管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行交底，包括：

（1）項(xiàng)目的基礎(chǔ)信息。包括：項(xiàng)目的基本概況、建設(shè)施工單位等相關(guān)單位背景、主要設(shè)施設(shè)備的配置情況、人力資源配置情況、周邊同質(zhì)項(xiàng)目（或競(jìng)爭(zhēng)樓盤）的情況。

（2）項(xiàng)目前期物業(yè)服務(wù)委托合同的關(guān)鍵條款。包括：合同委托期限、合同續(xù)簽及中止條件；委托服務(wù)范圍、內(nèi)容及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)；物業(yè)服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)管及考核的要求；物業(yè)產(chǎn)權(quán)歸屬及權(quán)益分配（如車庫(kù)、會(huì)所等）的約定；經(jīng)營(yíng)管理方面的約定；違約責(zé)任、：其他關(guān)鍵性條款。熟悉商品房買賣合同中關(guān)于前期物業(yè)管理部分的有關(guān)業(yè)主權(quán)利義務(wù)重要條款的摘要。

（3）財(cái)務(wù)交底。包括：項(xiàng)目收費(fèi)面積及收費(fèi)要素（包括房產(chǎn)編號(hào)、房產(chǎn)建筑面積、收費(fèi)面積、業(yè)主資料等）；物業(yè)服務(wù)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；停車場(chǎng)管理費(fèi)、中央空調(diào)運(yùn)行維護(hù)費(fèi)、集中采暖費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；代收代付費(fèi)用（如水費(fèi)）標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)空置物業(yè)費(fèi)、前期介入費(fèi)、物資裝備費(fèi)等費(fèi)用的約定；對(duì)經(jīng)營(yíng)虧損補(bǔ)貼、利潤(rùn)（權(quán)益）分成、管理酬金等方面的約定；與建設(shè)單位的費(fèi)用結(jié)算時(shí)間、付款賬號(hào)等；對(duì)臨時(shí)用水用電費(fèi)用的約定、水電過(guò)戶的約定；建設(shè)單位向業(yè)主贈(zèng)送或減免（物業(yè)費(fèi)、停車費(fèi)）的情況；違約金、獎(jiǎng)勵(lì)金的約定；費(fèi)用收繳率的約定；其他費(fèi)用（如專項(xiàng)維修工程費(fèi)用）的約定；建設(shè)單位對(duì)報(bào)表格式、報(bào)表提交時(shí)間、審計(jì)要求等的約定；項(xiàng)目的承接預(yù)算、項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)盈虧結(jié)果。

（4）建設(shè)單位及其他相關(guān)單位的關(guān)鍵聯(lián)系人（負(fù)責(zé)人和聯(lián)系人等）。入職崗前培訓(xùn)主要讓員工具備崗位工作能力，能夠勝任崗位要求；人住專項(xiàng)培訓(xùn)主要是讓員工掌握集中人住裝修階段的事務(wù)處理能力，為業(yè)主提供優(yōu)質(zhì)的人住服務(wù)體驗(yàn)。