實施合同全過程、系統(tǒng)、動態(tài)管理

　　合同管理是全過程的、系統(tǒng)的、動態(tài)的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，貫穿合同履行過程，直至合同履行完畢為止。系統(tǒng)就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理，將合同管理視為公司經(jīng)營生產(chǎn)活動的核心。動態(tài)就是注重履約全過程的變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充、中止或終止。

　�。ㄒ唬┖贤�簽訂前的管理

　　1、合同批準人的權(quán)限管理。

　　根據(jù)合同金額大小、重要程度等因素，公司合同管理制度明確不同層次的領(lǐng)導可以作為批準人，但在合同上簽署必須經(jīng)法定代表人書面授權(quán)，并在授權(quán)范圍內(nèi)訂立合同。訂立下列重大合同必須經(jīng)公司法定代表人批準，如涉外合同、資產(chǎn)抵押、轉(zhuǎn)讓、出售、收購、租賃合同、擔保合同、公司兼并、分立、破產(chǎn)、清算合同、股份制改造、資產(chǎn)重組、投資合同等。

　　2、合同訂立的基本程序。

　　合同訂立一般應履行以下程序：

　　a.重大合同招（投）標文件評審。招（投）標文件評審實行會審制度。重大合同招（投）標文件評審采用會議方式，一般性合同招（投）標文件評審可采用主管部門主審、相關(guān)部門會審會簽方式。

　　b.審查合同主體資格。項目部應對合同當事人主體資格的合法性、合同標的符合經(jīng)營范圍、履約能力、履約信用等資格和資信情況進行審查和確認。如果通過書面審查尚不能確認對方主體資格合法和資信能力充足，審查人員可進行實地考察（包括到對方所在地、承建、參建項目所在地考察等），提出結(jié)論性考察意見。所有被審查的文件和審查報告均應列入合同檔案。

　　c.招（投）標與合同談判。項目部負責組織相關(guān)部門和人員進行項目招（投）標與合同洽談，重大合同應通知法律顧問參加。

　　d.合同起草。承辦人負責起草、修訂合同文本。重大合同文本、招（投）標文件起草，項目部應組織專門會議商討，并征求財務部門和法律顧意見。合同文本應盡量使用成熟的合同范本，無范本的合同應爭取以已方為主起草，合同中術(shù)語、特有詞匯、重要概念，應設�？罱忉�。合同中涉及數(shù)字、日]明時，應當注明是否包含本數(shù)。對數(shù)量、質(zhì)量、履行期限和方式等有特殊要求的，應當在合同中予以特別明確。分包合同價款一般采用一次性總價方式。如無條件采用一次性總價方式時，則采用固定單價方式。

　　合同一般應當具備以下主要條款：

　　1）當事人名稱、法定地址、法定代表人姓名、職務；

　　2）標的（指工程項目、貨物、勞務等）名稱、型號、規(guī)格等；

　　3）數(shù)量和質(zhì)量，包括檢測驗收標準和方式；

　　4）價款或者酬金及付款時間、方式；

　　5）履行的期限、地點和方式；

　　6）違約責任；

　　7）合同爭議的解決方式；

　　8）合同訂立的時問、地點；

　　9）根據(jù)法律、法規(guī)和合同性質(zhì)確定或者雙方當事人約定的其他必備條款；

　　10）正副本份數(shù)和分配方式；

　　11）合同生效的時問和條件；

　　12）約定的聯(lián)系方式；

　　13）附件名稱；

　　14）簽約地點、日期；

　　15）簽約各方開戶銀行及帳號；

　　16）簽約各方合同專用章和法定代表人（負責人）或委托代理人簽章。

　　簽訂金額在100萬元及以上的合同以及有預付款的合同，或者經(jīng)資信審查認為有必要的，應要求對方提供履約擔保。擔保一般應采取銀行履約保函、保證金的方式，且金額應當不少于預付款的金額，對重大合同應同時提供預付款擔保和履約擔保，擔�？筛鶕�(jù)合同履行進度情況分期釋放，特殊情況的擔保須由公司領(lǐng)導批準。

　　e.合同審查會簽。承辦人應將合同草本及與合同有關(guān)的證明材料和合同簽署單一并提交相關(guān)部門和人員按合同簽署單規(guī)定的順序?qū)彶闀�簽。承辦人送交的合同或招標文件如有參考范本，且該范本為國家有關(guān)部門頒發(fā)、監(jiān)制或公司示范文本，則應同時提交參考范本或參考范本號，并在合同中明顯標記出本次修改的地方或附送差異表。

　　審查人一般應在2個工作日內(nèi)完成合同審查。各級審查人重點審查以下事項：

　　1）中標單位的確定是否符合公司規(guī)定和招標文件要求；

　　2）確認合同風險是否得到充分評估；

　　3）合同技術(shù)條款是否符合國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準及規(guī)程、規(guī)范；

　　4）合同價款是否控制在項目控制概算范圍內(nèi)，價款結(jié)算方式明確，定額選用準確；

　　5）確認合同變更及解除條款、違約責任承擔條款、索賠及爭議解決條款完備并具有可操作性；

　　6）復核標的數(shù)量、合同價款、金額等標示準確、規(guī)范、計算方式正確；

　　7）確認付款金額符合合同條件且符合項目資金流量整體計劃。

　　合同承辦人根據(jù)各級審查意見修改合同并在《合同簽署單》上說明修改情況。如合同承辦人不同意改，應向?qū)彶槿朔答佉庖�；如達不成共識，則按公司合同管理辦法規(guī)定的權(quán)限提請合同批準人裁決。

　　￡合同簽署蓋章。合同經(jīng)審查會簽并修改完畢，合同承辦人持經(jīng)過法定代表人或委托代理人簽署的合同文本、合同簽署單以及法定代表人授權(quán)委托書，向印章管理部門和印章管理專責人申請加蓋公司合同專用章。合同承辦人持簽署完備的合同正本會同財務人員貼制印花稅稅花，并在合同簽訂之日后3個工作日內(nèi)將合同副本送交相關(guān)部門履行，合同正本由承辦人按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定定期歸檔。

　�。ǘ�）合同履行階段的管理

　　1、合同的履行、變更和解除。

　　項目部負責組織合同的履行，監(jiān)督合同履行的全過程，并督促當事人按照約定全面、適當、實際履行合同。合同生效前不得實際履行合同，特殊情況在合同生效前確需履行時，項目部應進行風險分析并經(jīng)合同簽署人批準。

　　承辦人負責履行合同約定的通知義務，包括提示有關(guān)部門、單位按合同約定的日期、期間履行合同義務或主張權(quán)利；負責匯報、請示、協(xié)調(diào)、解決合同履行中出現(xiàn)的問題、爭議；依據(jù)合同規(guī)定向業(yè)主收取合同款，付款必須填寫付款申請單，并按規(guī)定逐級審批。合同的變更或者解除由原合同承辦部門負責承辦，程序執(zhí)行合同訂立程序。

　　項目部應每月對合同履行情況進行一次檢查，在公司月度生產(chǎn)管理調(diào)度會上匯報合同履行情況。

　　2、合同索賠管理。

　　工程索賠一般分為工期索賠和費用索賠，有業(yè)主與總承包商之問的索賠，也有總承包商與分包商之間的索賠。無論哪一方希望提出索賠，其索賠請求均應在合同約定的時間內(nèi)、以合同約定的形式提出并提交索賠相關(guān)文件，索賠相關(guān)文件一般包括索賠通知書、索賠文件。其中索賠通知書是指在合同約定的時間內(nèi)向?qū)Ψ桨l(fā)出的表明己方要求工期或費用索賠意向的通知；索賠文件則是在索賠通知書發(fā)出之后，在合同約定的時間內(nèi)向?qū)Ψ桨l(fā)出的完整詳細的索賠材料，一般應包括以下主要內(nèi)容：1）索賠信：一封致對方或其代表的信函，信函中應說明索賠事件發(fā)生的原因，列舉索賠理由，提出合同索賠金額與工期及附加說明。2）索賠報告：列舉索賠的核心內(nèi)容，詳細說明合同索賠的事實和理由，說明索賠的合理合法性，簡要列出損失計算和要求賠（補）償?shù)慕痤~和工期等。3）索賠金額和索賠工期的詳細計算書與證據(jù)，根據(jù)合同約定的方法計算索賠金額和索賠工期。

　　在我們的總承包項目中，項目經(jīng)理是工程索賠的第一責任人；項目控制部是工程索賠的執(zhí)行部門，在項目經(jīng)理領(lǐng)導下負責監(jiān)督合同履行情況，及時確認工程索賠事項并向項目經(jīng)理匯報，指導其他部門搜集和匯總工程索賠的證據(jù)，按照合同約定的時間發(fā)出工程索賠通知和索賠文件，接受并處理對方發(fā)出的索賠意向、通知和索賠文件，參與各項工程索賠談判，辦理工程索賠的其他具體事項；項目施工部、財務部、安全質(zhì)量部、物資部、設計部、信息綜合部是工程索賠的協(xié)助執(zhí)行部門，重點是協(xié)助控制部搜集工程索賠證據(jù)，參與與本部門有關(guān)的工程索賠談判。

　　3、合同爭議的處理。

　　無論是因索賠引發(fā)的爭議，還是合同執(zhí)行過程中其他因素引發(fā)的合同爭議，各方均應首先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決。協(xié)商或調(diào)解能夠達成一致時，應依合同訂立程序訂立書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達成協(xié)議時，可依合同約定進行仲裁或訴訟。

　　當合同發(fā)生重大爭議時，項目部應將爭議事項及時以書面形式通知公司控制部、法律顧問和財務部門，同時應迅速收集有關(guān)證據(jù)，會同以上部門及時提出爭議處理方案，并向公司分管領(lǐng)導報告。在方案批準之前，按照合同規(guī)定應按期給予回復的文件，項目部應組織予以答復，重大事項的回復須經(jīng)公司分管領(lǐng)導事先審查。

　　4、合同檔案管理。

　　合同履行完畢或合同的權(quán)利義務終止后，項目部按檔案管理部門規(guī)定的分類形式格式標準整理合同檔案，并按檔案管理要求的時間及方式移交本檔案部門歸檔。

　　合同檔案一般包括：

　　a.背景材料；

　　b.當事人主體資格及資信等證明文件；

　　c.合同審查意見書；

　　d.合同正本（含附件）；

　　e.授權(quán)委托書正本；

　　f.履行、爭議解決情況的說明；

　　g.合同變更、解除的相關(guān)文件；

　　h.合同雙方的往來電函和協(xié)商記錄；

　　i.其他與合同有關(guān)的文件。

　　（三）合同管理的考核與激勵

　　公司控制部每半年對各項目部合同管理工作進行一次檢查，形成書面檢查與考核報告，考核結(jié)果納入獎金考核體系。公司根據(jù)公司控制部的檢查與考核報告每年至少一次委托外部審計機構(gòu)對合同管理工作進行審計。

　　對于有以下情形之一的項目部和個人，公司予以表彰和獎勵：

　　a.為公司挽回和避免重大經(jīng)濟損失；

　　b.檢舉、揭發(fā)利用合同進行違法活動有功；

　　c.合同管理工作業(yè)績突出。

　　對于有以下情形之一的項目部和個人，公司予以處罰：

　　a.不按公司合同管理辦法訂立、變更或解除合同；

　　b.訂立有重大缺陷的合同或無效合同、虛假合同；

　　c.與對方惡意串通訂立合同，以謀取個人或小集體利益損害公司合法權(quán)益；

　　d.未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)限訂立合同；

　　e.發(fā)生爭議隱瞞不報或擅自處理爭議；

　　f.擅自放棄權(quán)利對公司造成損害；

　　g.泄漏合同意向、商業(yè)秘密或其他相關(guān)秘密；

　　h.涉嫌利用合同進行犯罪活動；

　　i.利用合同危害國家和公司利益。綜上所述，我們認為，合同管理是一項重要的管理工作，需要結(jié)合中國國情和總承包公司的特點，不斷地加以補充和完善。