在各類管理體系和管理模式的實際運用中，有一句話廣為流傳：“寫你想做的，做你所寫的，記錄下來你所做的”，不難看出這三方面都包含了寫和記的內容，那么在環(huán)境管理體系中如何發(fā)揮寫和記的作用呢？在ISO14001標準中，涉及兩個專門的條款，即4.4.4環(huán)境管理體系文件和4.5.3記錄，它們便體現(xiàn)了環(huán)境管理體系的文件化。標準4.4.4環(huán)境管理體系文件條款是這樣闡述的：

　　組織應以書面或電子形式建立并保持下列信息：

　　a）對管理體系核心要素及其相互作用的描述；b）查詢相關文件的途徑概況地講就是將環(huán)境管理體系的各個方面包括環(huán)境方針、策劃、實施、檢查和糾正以及管理評審等17個要素形成文件，闡明其內在相互作用，形成一個文件的體系，并提供相關文件的路徑。

　　標準4.5.3記錄條款包括記錄和記錄的管理兩方面內容，我們這里討論的環(huán)境管理體系文件化主要涉及前者的內容。記錄為環(huán)境管理體系連續(xù)運行提供了證據(jù)。

　　環(huán)境管理體系的文件化使環(huán)境管理體系這一工具從無形到有形，它是建立和保持環(huán)境管理體系的一項重要基礎工作，也是組織達到預期的環(huán)境行為、評價和改善環(huán)境管理體系、實現(xiàn)預防污染和持續(xù)改進必不可少的依據(jù)和見證，可以說體系的建立工作首先是以文件的形式被固定下來，體系文件的質量將會直接影響到體系實施的效果，而且文件化又為體系的運行和維護提供了見證和依據(jù)。

　　接下來我們就進一步介紹一下環(huán)境管理體系文件的形式，結構和功能。

　　文件的形式包括書面和電子兩種形式，書面的形式較為多見，所謂“白紙黑字”，不受設施的限制。隨著管理的進步，越來越多的組織已逐步轉向無紙化辦公，在組織內部實行文件的網絡化管理，這樣可以節(jié)約大量的資源，且利于對文件的控制。

　　文件的結構是許多組織關注的問題，ISO14001標準本身并未規(guī)定體系文件的結構是什么樣的，它應依據(jù)組織的規(guī)模和環(huán)境管理工作的復雜程度來定，在進行文件編寫的時候，首先就應確定體系文件的結構，即體系文件是如何設置的以及它們之間的層次和相互關系是怎樣的。

　　許多企業(yè)在建立環(huán)境管理體系之前已建立了質量體系，那么將環(huán)境管理體系文件納入企業(yè)質量體系或全面管理體系文件中，是不是可以呢？標準中并沒有反對我們這樣做，這樣也確實存在一定的優(yōu)點，可保持企業(yè)管理體系的完整性和結構化，保證文件管理的統(tǒng)一，確保職責的明確并減少重復，但我們也應該看到，環(huán)境管理體系是一個相對獨立的體系，在我國整體環(huán)境管理水平又比較低，為了便于管理、重點突出和方便內部和外部審核，我們建議大中型企業(yè)特別是在環(huán)境管理體系建立初期形成獨立的環(huán)境管理體系文件。

　　體系文件的結構可以參照ISO9000族的有關標準，將其分為手冊、程序文件、作業(yè)指導書和記錄四級。

　　組織可以依據(jù)其規(guī)模，管理職能設置以及環(huán)境管理工作的復雜程度來確定適合其的環(huán)境管理體系文件的結構。例如對于一個小型企業(yè)，職能設置相對簡單，環(huán)境因素較少且環(huán)境管理工作復雜程度不高，即可根據(jù)需要將手冊和程序文件合并或將程序文件和作業(yè)指導書合并，這樣可以更加方便管理，而對于大型的企業(yè)集團，例如雖是集中一貫制管理，但部門龐大機構設置繁雜，或集團下設多個分公司并謀求統(tǒng)一認證，其環(huán)境管理體系文件可以設置多級結構，例如程序文件便可分為公司一級和部門一級，在這方面已通過認證的寶鋼集團、科龍集團、上海大眾汽車有限公司等均進行了有益的探索和嘗試。環(huán)境管理體系文件結構化設置的每一層次均應發(fā)揮其各自的功能和作用。

　　環(huán)境管理手冊是用來闡明組織的環(huán)境方針，提供重大環(huán)境因素、目標指標方案、適用法律法規(guī)，明確環(huán)境管理組織機構與職責，簡要描述17個體系要素和它們之間的相互關系，是組織環(huán)境管理體系的高度概況，為環(huán)境管理工作提供指南及綱領，使得體系保持相對穩(wěn)定性。將其提供給中高層管理者可以明確體系概貌、各部門的職責及相互關系，以便統(tǒng)一分工及協(xié)調管理；將其用于內部審核或外部審核，可以使審核人員抓住體系的要旨和脈絡；手冊還為體系文件提供總體的指南及索引；部分企業(yè)也將手冊提供給相關方，向社會宣傳企業(yè)的環(huán)境管理工作及業(yè)績。

　　程序文件應包含環(huán)境管理體系中一個邏輯上相對獨立的內容，可以是環(huán)境管理體系的一個要素（如信息交流程序）或要素中的一個部分（如環(huán)境因素識別程序）或幾個環(huán)境管理體系要素相互關聯(lián)的一組活動（如廢棄物管理程序），為其規(guī)定控制要點，使體系中該方面的活動處于程序化、文件化的受控狀態(tài)，這就避免了由于缺乏文件化管理而造成的經驗主義，偶然得失，使得要做的工作具體而明確，程序文件可以看作是企業(yè)內部強制執(zhí)行的法規(guī)性文件，程序文件是手冊的支持性文件。作業(yè)指導書側重于對操作性崗位或某一局部活動的規(guī)定，可以分為管理操作式和崗位工藝流程分解式，它是對程序文件的展開、補充及細化，一個程序文件可以有若干個作業(yè)指導書來支持。

　　記錄為環(huán)境管理體系提供見證性和可追溯性。

　　以上各級文件應給出相應下級文件的路徑來，比如手冊應給出程序文件的路徑，程序文件應給出相應作業(yè)指導書的路徑，手冊、程序文件、作業(yè)指導書可以分別給出記錄的路徑。

　　環(huán)境管理體系的文件化在體系的建立、運行和保持中起著舉足輕重的作用，這就要求組織在環(huán)境管理體系建立之初即對文件編寫工作給予足夠的重視，體系運行和維護階段不斷完善文件以適應變化的條件并履行持續(xù)改進的承諾，同時記錄下來體系實施和運行的重要信息，為環(huán)境管理體系的運行提供依據(jù)和見證。