做好施工文件的質(zhì)量控制，檔案、資料人員、項目經(jīng)理、監(jiān)理工程師等都各有其責任，檔案人員從檔案的角度進行把關，其他方是從工程內(nèi)容上負責。項目資料員是項目管理和檔案管理的橋梁，應承擔比檔案人員更大的責任，即不只是從檔案的角度把關，也要從工程的角度把關。項目資料員從工程角度進行把關，與項目經(jīng)理和監(jiān)理工程師的把關，有一定的互補性——資料員清楚項目共包含哪些的內(nèi)容（圖紙），現(xiàn)場人員則更清楚施工單位提交的這些內(nèi)容是否符合實際。

　　檔案資料管理是工程管理的一部分，工程的內(nèi)容體現(xiàn)在項目圖紙之中，若干套圖紙構成一個完整的項目，這一點，項目管理、資料管理和工程監(jiān)理都必須清楚，因而，項目管理單位應做好：下達計劃要科學，圖紙發(fā)放要嚴格按計劃，資料的歸檔嚴格根據(jù)圖紙的發(fā)放情況，如此環(huán)環(huán)相扣，方可做好資料工作。

　　進行施工文件的質(zhì)量控制，主要分以下幾步：

　�、賹φ蘸贤�、計劃及圖紙發(fā)放情況，驗核竣工圖及設計變更單是否齊全；

　�、隍灪私还び涗浭欠颀R全；

　�、垓灪嗽O計變更是否已全部在施工圖上體現(xiàn)；

　�、茯灪怂�有資料是否符合歸檔的要求，包括：表格的填寫、會簽、蓋章，綜合卷冊及專業(yè)卷冊組卷是否合理，竣工圖的折疊是否符合規(guī)范等。

　　檔案資料質(zhì)量控制包含在整個項目管理的過程中，上述的一點嘗試雖不愧為行之有效的辦法，但在實際的操作中，遭遇的困難也是顯而易見的，主要有：

　　由于項目復雜，涉及多套裝置或單元同時進行，工期緊，在一切為了進度的前提下，出現(xiàn)了大量的設計變更。一方面，無論是設計單位編制最終版施工圖還是施工單位編制竣工圖，均不能全面反映真實的最終情況，遺漏現(xiàn)象較為嚴重；另一方面，項目經(jīng)理、質(zhì)監(jiān)工程師及監(jiān)理工程師往往一人負責多個項目，現(xiàn)場任務重，未能盡職做好交工資料的審核工作。

　　制度不健全。資料作為檔案的前身，沒有一個主管單位，也沒有一個完整規(guī)范的管理制度。如的《設計文件發(fā)放暫行規(guī)定》僅規(guī)范了內(nèi)部發(fā)圖的程序，對設計院的設計出圖并沒有統(tǒng)一的規(guī)定；《隨貨資料的管理規(guī)定》僅規(guī)范了作為甲方的采購部門采購時隨貨資料的內(nèi)容和份數(shù)，并沒有規(guī)范資料的質(zhì)量及驗核的責任，更沒有包括對EPC項目中隨貨資料的管理要求。

　　設備儀器儀表的采購合同及技術協(xié)議的簽訂沒有固定的主管部門，造成技術協(xié)議歸檔困難，按協(xié)議執(zhí)行的難度也大。

　　各施工及工程管理單位，大多不重視檔案資料工作，一些施工單位無資料員，有資料人員的單位也往往將資料員按最低的待遇，在一定程度上打擊了人員的積極性。對項目管理單位而言，一方面，在施工階段，需要和著現(xiàn)場緊張的節(jié)拍而忙著資料的驗發(fā)，同時需兼顧歸檔的要求和為歸檔而準備，另一方面，在工程完工后，又要忙著交工資料的編制和審核，無休無止，成了整個項目階段最飽和和繁忙的崗位，而資料崗位卻是唯一的一個享受“二線”待遇的技術崗位（甚至低于招標和計劃人員），因而，存在責任心不強、人心不穩(wěn)的情況，一些資料員干脆就裝聾作啞，不認真把關就直接移交檔案館，等檔案館發(fā)現(xiàn)問題再來解決……

　　如何在項目管理過程中進行檔案資料質(zhì)量的控制，對國內(nèi)的工程項目管理來說是一個盲點，廣州石化千萬噸煉油改擴建工程自然不能獨善其身，需要有一個循序漸進的過程。將資料工作交由檔案部門統(tǒng)一管理，即使工程管理更結合檔案的要求進行，又使檔案人員更接近工程、了解工程，減少雙方之間的重復工作，雖然對本已滿負荷的檔案部門而言增加了不少工作量，但可通過適當?shù)脑鰡T解決；對于專門的項目管理單位、施工單位，應培訓檔案資料人員，讓資料人員同時既是檔案專業(yè)人員，又是工程或工程管理人員，使之更好地架起檔案與工程的橋梁，以確保工程檔案的完整、準確，都為較為妥善的辦法。而解決的根本還在于：將檔案意識灌輸給每一位管理者和參與者，在規(guī)范管理和完善制度的同時，理解資料工作，正確對待資料工作，使工程項目中每個工作人員發(fā)揮最大的優(yōu)勢，盡職盡責地完成工程項目，規(guī)范的檔案自然就水到渠成。