廠家檔案資料由廠家提供，經(jīng)采購(gòu)方驗(yàn)核后移交，有合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、圖紙等多種內(nèi)容，包括設(shè)備、儀器、儀表和材料等多種類別，有國(guó)產(chǎn)和進(jìn)口之分，資料本身復(fù)雜繁多，加之涉及廠家多，各廠家提交的資料又各有其特點(diǎn)，情況復(fù)雜，給廠家資料的驗(yàn)核工作增加了不少難度。一般情況下，商務(wù)合同及其技術(shù)附件會(huì)對(duì)廠家應(yīng)提交的資料有一個(gè)要求（也有未要求提交資料的），就我廠而言，參與簽訂合同的部門有采購(gòu)部門、使用單位、專業(yè)管理部門等，工程管理單位及檔案管理部門被排除在外，而在廠家提交資料時(shí)，采購(gòu)人員不予把關(guān)，在將資料發(fā)給使用和管理部門后，這些部門也很少核實(shí)其完整性，造成長(zhǎng)期以來(lái)工程管理部門只能是被動(dòng)的接收，即交什么收什么。而商務(wù)合同或協(xié)議的多頭簽訂造成歸檔難，檔案部門難以了解項(xiàng)目的應(yīng)交資料情況，也只能是被動(dòng)的歸檔。

　　廠家檔案資料包含了物供中心采購(gòu)部分（即甲方采購(gòu)）及EPC項(xiàng)目由總包單位采購(gòu)的部分。對(duì)于甲方采購(gòu)部分，檔案部門經(jīng)過(guò)一段時(shí)間艱苦的摸索，略有成效，基本上能保證主要的資料收集齊全：基本上做到按要求領(lǐng)取及驗(yàn)核，如，要求物供中心提供移交清單并需注明項(xiàng)目名稱、設(shè)備儀器儀表名稱及位號(hào)、資料名稱等，并進(jìn)行驗(yàn)核清單與實(shí)物是否對(duì)應(yīng)，每臺(tái)設(shè)備是否至少有一份原件能滿足檔案的要求（整潔、清晰、簽章齊全），壓力容器應(yīng)同時(shí)有竣工圖章和壓力容器設(shè)計(jì)資格章等。并結(jié)合經(jīng)驗(yàn)，主動(dòng)出擊，避免隨機(jī)資料不齊，給歸檔工作增加難度，如：機(jī)泵的隨機(jī)資料除了泵本身的性能曲線、使用說(shuō)明書(shū)等外，一般應(yīng)有電機(jī)的使用說(shuō)明書(shū)（利舊除外）；新氫壓縮機(jī)組應(yīng)包括壓縮機(jī)部分、水站、油站、壓力容器及配套的儀表、電氣資料等。在沒(méi)有合同或協(xié)議的情況下，對(duì)照設(shè)計(jì)圖紙，了解采購(gòu)情況及應(yīng)提交的資料，爭(zhēng)取在工作中處于主動(dòng)，及時(shí)做好催交工作，迫使業(yè)務(wù)人員重新重視，對(duì)照合同或協(xié)議檢查廠家資料，完善所交資料。對(duì)于EPC項(xiàng)目，檔案部門曾寄希望于EPC單位的規(guī)范管理和有效控制，只是在合同中予以明確和規(guī)范，在施工過(guò)程中只是針對(duì)易于忽視的問(wèn)題做了適當(dāng)?shù)奶嵝�，結(jié)果發(fā)現(xiàn)廠家不按合同匯總移交，EPC單位質(zhì)檢人員不認(rèn)真把關(guān)，造成隨機(jī)資料歸檔不齊。雖然最終EPC單位不得不為此付出代價(jià)，但在一定程度上影響了歸檔時(shí)間。針對(duì)EPC項(xiàng)目廠家資料質(zhì)量有所失控的情況，檔案部門適當(dāng)完善了做法：

　�、僖�(guī)范合同內(nèi)容；

　�、谌�面了解施工圖紙中應(yīng)采購(gòu)的設(shè)備儀器儀表情況，并進(jìn)行匯總；

　�、垡�求EPC單位及時(shí)移交商務(wù)合同及其技術(shù)附件，并把資料內(nèi)容補(bǔ)充到匯總表中；

　�、芤�求供使用及專業(yè)管理部門的資料提前移交，以掌握廠家資料提供的進(jìn)度和初步審核資料情況，及時(shí)做好反饋和督促EPC單位進(jìn)行完善，尤其是做好廠家現(xiàn)場(chǎng)安裝調(diào)試資料的及時(shí)收集。