一般來說，招標投標活動需經(jīng)過招標、投標、開標、評標與定標等過程，在政府采購招標采購過程中，集中采購機構代理采購人實施招標投標活動，還應包括在招標前的準備階段。因此，我們可以把政府采購招標活動分成兩個階段，即準備階段和招標階段。筆者根據(jù)多年來從事政府采購招標采購工作的經(jīng)驗和體會，對集中采購機構代理采購人實施政府采購招標采購活動的兩個基本階段以及集中采購機構應完成的主要工作簡要介紹如下。

    準備階段

    在準備階段，集中采購機構主要應完成以下幾項工作：

    對采購項目進行綜合分析。集中采購機構（以下簡稱招標人）接到采購人委托的采購項目后，應根據(jù)政府采購計劃或采購單位提出的采購需求（或采購方案），從資金、技術、生產(chǎn)、市場等幾個方面對采購項目進行全方位綜合分析，為確定科學的采購清單提供保證。必要時可邀請有關方面的政府采購咨詢專家或技術人員參加對采購項目進行論證、分析，同時也可以組織有關人員對采購項目的實施現(xiàn)場進行踏勘，或者對生產(chǎn)、銷售市場進行廣泛的調(diào)查，以確保綜合分析的準確性和完整性。

    確定招標采購方案。通過進行項目分析會同采購人及有關專家確定招標采購方案，具體包括招標采購活動的組織安排以及采購項目清單和有關技術要求。對有些較大的項目在確定采購方案和清單時有必要對項目進行分包。

    編制招標文件。招標人根據(jù)招標項目的要求和招標采購方案編制招標文件。招標文件一般包括招標公告或投標邀請函、招標項目要求、投標人須知、合同格式及主要合同條款、投標文件格式等五個部分。一是招標公告或投標邀請函。主要是招標人的名稱、地址和聯(lián)系人及聯(lián)系方式等；招標項目的性質(zhì)、數(shù)量；招標項目的地點和時間要求；對投標人的資格要求；獲取招標文件的辦法、地點和時間；招標文件售價；投標時間、地點；需要公告的其他事項等。二是招標項目要求。主要是對招標項目進行詳細介紹，包括項目的具體方案及要求、技術標準和規(guī)格、合格投標人應具備的資格條件和交貨、竣工或提供服務的時間；合同的主要條款以及與項目相關的其它事項等。三是投標人須知。主要是說明招標文件的組成部分、投標文件的編制、密封和標記要求、投標價格的要求及其計算方式、評標的標準和方法、投標人應當提供的有關資格和資信證明文件、投標保證金的數(shù)額或其他擔保形式、提供投標文件的方式、地點和截止日期以及開標、評標、定標的日程安排和需要載明的其他事項等。四是合同格式。主要包括合同的基本條款、工程進度、工期要求、合同價款包含的內(nèi)容及付款方式、合同雙方的權利和義務、驗收標準和方式、違約責任、糾紛處理方法、合同生效方法和有效期限及其它商務要求等。五是投標文件格式。主要是對投標人應提交的投標文件作出格式規(guī)定，包括投標函、開標一覽表、投標價格表、主要設備及服務說明、資格證明文件及相關內(nèi)容等。

    組建評標委員會。招標人負責組建評標委員會。評標委員會由采購人的代表及其聘請的技術、經(jīng)濟、法律等方面的專家組成，總?cè)藬?shù)一般為5人以上單數(shù)，其中受聘的專家不得少于三分之二。與投標人有利害關系的人員不得進入評標委員會。專家資格須符合有關法律法規(guī)規(guī)定。

    向有關方面發(fā)出邀請。主要是邀請有關方面的領導和來賓，以及監(jiān)督機關（或公證機關）的代表。

    招標階段

    在招標階段，集中采購機構應做的工作主要有：

    招標。一是發(fā)布招標公告。公開招標應當發(fā)布招標公告。招標公告必須在財政部門指定的報刊或者媒體發(fā)布。招標公告應當載明的事項有：招標人的名稱、地址和聯(lián)系人及聯(lián)系方式等；招標項目的性質(zhì)、數(shù)量；招標項目的地點和時間要求；對投標人的資格要求；獲取招標文件的辦法、地點和時間；招標文件售價；投標時間、地點；需要公告的其他事項。二是進行資格審查。集中采購機構作為招標人，可以對有興趣投標的供應商進行資格審查。資格審查的辦法和程序可以在招標公告中載明，或者通過指定報刊、媒體發(fā)布資格預審公告。三是發(fā)售招標文件。在招標公告規(guī)定的時間、地點向有興趣投標且經(jīng)過審查符合資格要求的供應商發(fā)售招標文件。四是招標文件的澄清、修改。對已售出的招標文件需要進行澄清或者非實質(zhì)性修改的，一般應當在提交投標文件截止日期15天前以書面形式通知所有招標文件的購買者，該澄清或修改內(nèi)容為招標文件的組成部分。

    投標。一是投標人編制投標文件。投標人應當按照招標文件的規(guī)定編制投標文件，投標文件應載明的事項有：投標函；投標人資格、資信證明文件；投標項目方案及說明；投標價格；投標保證金或者其他形式的擔保；招標文件要求具備的其他內(nèi)容。二是投標文件的密封和標記。投標人對編制完成的投標文件必須按照招標文件的要求進行密封、標記，這個過程也非常重要，往往因為密封或標記不規(guī)范被拒絕接受投標的例子不少。三是投標人送達投標文件。投標文件應在規(guī)定的截止時間前密封送達投標地點。招標人對在提交投標文件截止時間后收到的投標文件，應不予開啟并退還。招標人應當對收到的投標文件簽收備案。投標人有權要求招標人提供簽收證明。四是在開標前投標人可以撤回、補充或者修改已提交的投標文件；但是應當在提交投標文件截止日之前書面通知招標人，撤回、補充或者修改也必須以書面形式。在投標人編制投標文件以及在投標時，集中采購機構作為招標人，應注意做好對投標人關于招標文件和招標采購程序所提出的詢問、質(zhì)疑的解釋和答疑工作，并要做好投標人遞交投標文件的接收工作。值得注意的是，按照《招標投標法》規(guī)定，招標公告發(fā)布或投標邀請書發(fā)出之日到提交投標文件截止之日，一般不得少于20天。