物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)管理部門(mén)，在對(duì)其下屬的物業(yè)管理處進(jìn)行會(huì)計(jì)核算前，必須先行對(duì)國(guó)家及地方與物業(yè)管理相關(guān)的法規(guī)和稅規(guī)有清楚地了解，此外，還應(yīng)對(duì)與本公司、本物業(yè)相關(guān)下列文件的相關(guān)規(guī)定予以關(guān)注。

　　一、業(yè)主公約

　　業(yè)主公約是各業(yè)主與發(fā)展商在買(mǎi)賣(mài)樓宇后所簽署的合約。公約對(duì)發(fā)展商、全體業(yè)主、用戶及管理者均有約束力，并明確各自的權(quán)利、義務(wù)及責(zé)任。

　　公約內(nèi)包括了很多有關(guān)財(cái)務(wù)處理、費(fèi)用計(jì)算等數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)管理部人員須詳細(xì)了解該項(xiàng)資料及規(guī)定，并作為會(huì)計(jì)核算的依據(jù)。

　　現(xiàn)列舉其中較重要的條款如下：

　　1.本物業(yè)管理賬目發(fā)生盈虧時(shí)的處理辦法

　　一份內(nèi)容完善的公約應(yīng)就本物業(yè)管理發(fā)生盈余或虧損情況時(shí)的處理或解決辦法予以明確規(guī)定。通常，本著“用者自付”的原則，本物業(yè)的盈余由該物業(yè)的全體用戶共同享有，本物業(yè)的虧損由該物業(yè)的全體用戶共同分擔(dān)。當(dāng)然也可以是其它的處理方式，如：在業(yè)主委員會(huì)成立之前的前期物業(yè)管理期間，小用戶以按約定繳納綜合物業(yè)管理費(fèi)用為限，收入不足以應(yīng)付經(jīng)常性支出時(shí)，由開(kāi)發(fā)商承擔(dān)補(bǔ)貼責(zé)任。但關(guān)鍵是必須有明確的約定。

　　2.本物業(yè)綜合管理費(fèi)收支情況的公布

　　要求物業(yè)管理公司定期公布所管物業(yè)的收支情況，是我國(guó)物業(yè)管理行業(yè)法規(guī)中明文規(guī)定的。在與有關(guān)法規(guī)保持一致的前提下，公約中通常會(huì)對(duì)公布的具體時(shí)間、方式和要求做出規(guī)定。

　　3.收支核算方面的規(guī)定

　　公約通常列明是否需要為本物業(yè)各部分（如：停車(chē)場(chǎng)、辦公樓、住宅樓等）的收支獨(dú)立核算。

　　4.未出售單位和已出售但空置單位管理費(fèi)計(jì)算法

　　通常未出售的單位享有一定的管理費(fèi)減免優(yōu)惠。

　　5.管理費(fèi)起計(jì)日期的約定

　　通�？梢允菍�(shí)際收樓日，或交付使用通知書(shū)發(fā)出日期加若干天為起計(jì)日，或者以前述兩者較早者為起計(jì)日，也可以是開(kāi)發(fā)商與業(yè)戶在售樓時(shí)做出的其它約定。

　　6.滯納金的計(jì)算法

　　公約通常會(huì)規(guī)定業(yè)戶必須在每月某日前繳付管理費(fèi)，逾期未付者，則管理公司有權(quán)按規(guī)定利率計(jì)收滯納金。

　　二、管理合約

　　管理合約是開(kāi)發(fā)商或業(yè)主委員會(huì)與物業(yè)管理公司簽署的合約，其主要作用是明確委托方和受托方的權(quán)利和義務(wù)。主要應(yīng)包含以下內(nèi)容：

　　1.物業(yè)管理公司管理本物業(yè)的年限，及管理公司報(bào)酬的計(jì)收標(biāo)準(zhǔn)及方法等。

　　2.物業(yè)管理公司受管理公約的約束，并享有公約規(guī)定的管理人所享有的權(quán)利、義務(wù)及責(zé)任，根據(jù)管理公約對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理。

　　3.需編制財(cái)務(wù)預(yù)算及預(yù)算控制，除首年預(yù)算外，通常由財(cái)務(wù)管理部牽頭為每一新的財(cái)政年度制定財(cái)政預(yù)算，并在該年度的實(shí)際運(yùn)作中對(duì)各項(xiàng)開(kāi)支實(shí)施預(yù)算控制。

　　4.合約到期或終止時(shí)，財(cái)務(wù)移交方面的要求。

　　三、用戶手冊(cè)、裝修守則及大廈各項(xiàng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)一覽表

　　該等文件通常在業(yè)主收樓時(shí)一并派發(fā)，并列明各項(xiàng)收費(fèi)、按金、罰款及按金退還的程序等事宜。

　　四、收樓的流程

　　在整個(gè)收樓的程序中，有很多會(huì)計(jì)部必不可少的資料，如：

　　1.確實(shí)的收樓日期，用以計(jì)算管理費(fèi)起計(jì)日期。

　　2.各單位業(yè)戶數(shù)據(jù)，包括姓名、聯(lián)絡(luò)地址及電話等。

　　3.已繳付管理費(fèi)按金及其它款項(xiàng)的收據(jù)，可作入賬及對(duì)賬的憑據(jù)。

　　根據(jù)上述資料，可以建立一套必要的圖表檔案，如：?jiǎn)挝粩?shù)據(jù)列表已收各種按金明細(xì)表、應(yīng)收／已收／欠收管理費(fèi)一覽表等。