1、建立施工企業(yè)的合同管理系統(tǒng)合同管理系統(tǒng)，就是施工企業(yè)從上向下建立起一支專業(yè)管理隊伍，實行系統(tǒng)管理。作為獨立法人的施工企業(yè)，建立合合同專門管理機構(gòu)，這個機構(gòu)等同于企業(yè)三總師室或工程部，是內(nèi)部管理機構(gòu)。各項目經(jīng)理部也設(shè)立專職合同管理人員，隸屬于企業(yè)合同專門管理機構(gòu)。施工企業(yè)應制定施工合同管理辦法，將合同管理系統(tǒng)的職責、權(quán)利、分工，用內(nèi)部管理規(guī)定的形式確立下來。將合同管理系統(tǒng)分為兩極，公司級和項目級。

　　2、制定施工企業(yè)的合同管理制度除了有專門的合同管理體系外，施工企業(yè)還必須建立一套完善的、可行的、合理的合同管理制度。這些制度包括：

　�。�1）合同的審查批準制度施工企業(yè)在施工合同簽訂前還應實行審查、批準制度。即在各業(yè)務(wù)部門會簽后，送交合同專門管理機構(gòu)或法律顧問審查，再報請法人代表簽署意見，明確表示同意對外正式簽訂合同。這樣，通過嚴格的手續(xù)，使合同簽訂的基礎(chǔ)更加牢靠。

　�。�2）印章管理制度施工企業(yè)的合同專用章是代表企業(yè)在經(jīng)營活動中對外行使權(quán)利、承擔義務(wù)、簽訂合同的憑證。因此，企業(yè)對合同專用章的使用、保管要有嚴格的規(guī)定，要建立合同使用登記記錄，合同專用章要由合同管理人員專門保管、簽印，實行專章專用，尤其不準在空白合同上加蓋印章。凡外出簽訂合同應由合同專用章的管理人員與辦理簽約的人一同前往簽約。如合同專用章管理人員利用合同專用章謀取個人私利，應追究其行政或法律責任。

　�。�3）合同統(tǒng)計考查制度合同統(tǒng)計考查制度就是利用科學方法、利用統(tǒng)計數(shù)字反饋合同訂立、履行情況。通過對統(tǒng)計數(shù)字的分析，總結(jié)經(jīng)驗，找出教訓，為企業(yè)經(jīng)營決策提供重要的依據(jù)。

　　合同統(tǒng)計的內(nèi)容一般包括中標率、談判成功率、合同履行率等等指標。

　�。�4）合同信息管理制度施工企業(yè)的合同由于種類多，數(shù)量大，變更頻繁，人為管理效率低，可能不還會出錯，必須借助先進的手段建立計算機信息系統(tǒng)來管理，才能達到檔案化、信息化。計算機信息系統(tǒng)能保證正確分析合同管理情況，適應中國經(jīng)濟的發(fā)展趨勢。

　　3、施工企業(yè)的法定代表人，總經(jīng)濟師、項目經(jīng)理必須掌握合同管理的知識

　�。�1）企業(yè)的法定代表人、總經(jīng)濟師是企業(yè)主要經(jīng)營決策者，掌握合同管理的有關(guān)知識是領(lǐng)導現(xiàn)代企業(yè)必備的素質(zhì)。前面已經(jīng)論述過合同管理是企業(yè)的生命線，企業(yè)要生存，要在競爭中取勝，企業(yè)高層領(lǐng)導應適應客觀要求。

　�。�2）項目經(jīng)理也應精通合同，熟悉合同管理和索賠工作。

　　現(xiàn)代企業(yè)管理不僅需要專職的合同管理人員和機構(gòu)，而且要求項目管理人員在掌握合同管理的知識前提下進行工程索賠。

　　4、做好合同簽訂時的管理，為履行合同打好基礎(chǔ)建筑工程具有投資大、工期長、結(jié)構(gòu)復雜、受場內(nèi)場外環(huán)境影響大，不可預見性因素多的特點。施工合同應盡量做到內(nèi)容完整，條款說盡，表聯(lián)明確、嚴密。為此，合同談判人員要在合法、依法、平等原則的基礎(chǔ)上，通過對工程信息的調(diào)研與反饋，制定出嚴密、周詳、可行的談判方案，不打無準備之仗。

　　5、認真履行合同，加強履約管理

　　（1）履約管理的依據(jù)——合同分析。

　　合同分析是從執(zhí)行的角度分析、補充、解釋合同，將合同目標和合同規(guī)定落實到合同實施的具體問題上和具體事件上。

　　a、分析合同漏洞，解釋爭議內(nèi)容。

　　工程施工的情況是千變?nèi)f化的，再標準的合同也難免會有漏洞，找出漏洞并加以補充，此可減少合同雙方的爭執(zhí)。另外合同雙方爭執(zhí)的起因往往是對合同條款理解的不一致，分析條文的意思，就條文的理解達成一致，才能為索賠工作打開通道。

　　b、分析合同風險，制定風險對策。

　　界定和確認工程項目所承擔的風險是什么，風險影響程度大小，才能找到對策和措施去控制風險，規(guī)避風險。

　　c、分解合同并落實合同責任。

　　主要是加強合同交底工作：項目經(jīng)理部對所有的合同均進行全交底，以會議與書面相結(jié)合的形式向全體員工介紹各個合同的承包范圍、各方的責任與義務(wù)、合同的主要經(jīng)濟指標，合同存在的風險，履約中應注意的問題，將合同責任進行分解，具體落實到職能部門與個人。同時，設(shè)置專職合同管理，對項目各部門的履約情況進行管理、分析，協(xié)調(diào)各部門的聯(lián)系，這樣可加大合同管理應注意的問題，將合同責任進行分解，具體落實到職能部門與個人。同時，設(shè)置專職合同管理，對項目各部門的履約情況進行管理、分析，協(xié)調(diào)各部門的聯(lián)系，這樣可加大合同管理力度，提高全員合同管理的意識。

　�。�2）履約管理的方式——合同控制。

　　合同控制指承包商的合同管理組織為保證合同所約定的各項義務(wù)的全面完成及各項權(quán)利的實現(xiàn)，以合同分析的成果為基準，對整個合同實施過程的全面監(jiān)督、檢查、對比、引導及糾正的管理活動。

　　合同的控制方法有主動控制和被動控制。主動控制是預先分析目標偏離的可能性，擬訂和采取預防性措施，以保證目標得以實現(xiàn)。被動控制是從計劃的實際中發(fā)現(xiàn)偏差，對偏差采取措施及時糾正的控制方式。

　　合同控制的首要內(nèi)容是對合同實施情況追蹤，追蹤的對象如：

　　具體的合同事件：包括工程的質(zhì)量、工期、成本、分包商的工作：對分包商的工程缺陷提出意見，提出警告，責成他們改進；

　　對業(yè)主和監(jiān)理工程師的工作跟蹤：他們是否及時下連命令，做出答復，及時支付工程款項、追蹤工程的總體情況：如整體工程的秩序如何，已完工程是否通過驗收，有無大的工程事故，進度是否出現(xiàn)拖期，計劃和實際成本有無大的偏差等。通過追蹤收集、整理，能反映出實際狀況的各種資料和數(shù)據(jù)，如進度報表、質(zhì)量報告，成本和費用收支報表等，將這些信息與工程目標，如合同文件進行對比分析，對偏差進行處理，進行調(diào)整，可以采取組織措施派遣得力的管理人員；可以采取技術(shù)措施，采取更有效的施工方案或新技術(shù)；可以采取經(jīng)濟措施對工作人員進行經(jīng)濟激勵；最有效的措施是合同措施，如找出業(yè)主的責任，通過索賠降低自己的損失。如發(fā)現(xiàn)業(yè)主有意不支付工程款，發(fā)生合同虧損，要及早確定戰(zhàn)略，采取各種辦法，減少倉己的損失。

　　（3）履約管理的重點——工程索賠管理。

　　施工企業(yè)中有句口頭語：“中標靠壓價，賺錢靠索賠”，可見在建筑市場競爭越來越激烈的當今索賠是十分重要的。在施工過程中，項目經(jīng)理部管理人員要認真研究合同條件，關(guān)注現(xiàn)場動態(tài)，積極找尋索賠依據(jù)、計算出索賠費用，及時提出索賠，做好索賠的管理工作。在分包合同履行中，項目經(jīng)理部也應加強合同管理。積極進行合同交底及合同履行的跟蹤管理工作，在施工過程中注意正確履行我方的責任，嚴格控制反索賠事件的發(fā)生。