電子投標(biāo)系統(tǒng)

　　采購活動在電子系統(tǒng)中將傳統(tǒng)步驟以無紙化形式實現(xiàn)，系統(tǒng)自動給在選擇領(lǐng)域中注冊的所有公司發(fā)送電子郵件，盡可能地縮短響應(yīng)時間。系統(tǒng)同時也在網(wǎng)上提供所有有關(guān)采購活動的信息，招標(biāo)結(jié)束時，該電子系統(tǒng)提供如下信息：誰參與了投標(biāo)、其經(jīng)濟和技術(shù)得分、最后誰贏得了中標(biāo)或獲得合同。具體的投標(biāo)步驟如下：

　　報送電子投標(biāo)文件 電子政府采購系統(tǒng)中，廠商通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)報送有意競標(biāo)項目的電子投標(biāo)文件。廠商應(yīng)詳盡地填寫招標(biāo)文件的具體條款，表述所所能提供最質(zhì)優(yōu)、價廉的產(chǎn)品和服務(wù)的能力。電子投標(biāo)文件是決標(biāo)的重要依據(jù)，也是最終廠商能否競標(biāo)成功的關(guān)鍵因素。電子投標(biāo)文件的制作采用數(shù)字簽章的方式辦理，同樣具有法律效力。

　　建議投標(biāo)須知、契約條款以文本文件形式的標(biāo)價單、分項價格明細表以文本文件或電子表格檔案格式設(shè)計，設(shè)計圖、施工規(guī)范以黑白掃描影像檔案格式設(shè)計，其余文檔根據(jù)上述原則進行設(shè)計。執(zhí)行辦理的政府機關(guān)應(yīng)提供前項各款檔案之電子目錄文件，記載各文檔之文件名、檔案型態(tài)、檔案大小等信息，以便于規(guī)范化管理。

　　審核報送文檔數(shù)據(jù) 相關(guān)人員應(yīng)該嚴格根據(jù)政府采購要求的內(nèi)容依序嚴格審查，審查所送電子文檔是否齊全、是否符合格式規(guī)定等。符合者經(jīng)確認進行下一步程序，不符合規(guī)定者，退回并要求補送、修正文件。

　　評標(biāo) 廠商投標(biāo)后，被報知評標(biāo)部門，在線評標(biāo)系統(tǒng)隨后抽取專家進行評選。經(jīng)過授權(quán)的評標(biāo)專家經(jīng)過身份認證，可以在線閱讀標(biāo)書、提交評標(biāo)意見。評標(biāo)意見自動匯總，并經(jīng)過系統(tǒng)自動判斷，按照預(yù)定的評標(biāo)原則形成評標(biāo)結(jié)果和授標(biāo)意見。

　　簽訂合同 開標(biāo)可以通過兩種方式進行，一是在規(guī)定的開標(biāo)時間，由系統(tǒng)自動完成開標(biāo)；二是人工開標(biāo)，投標(biāo)書都設(shè)了投標(biāo)口令，開標(biāo)時供應(yīng)商輸入各自口令進入系統(tǒng)后方可開標(biāo)、查詢中標(biāo)結(jié)果。中標(biāo)者將得到系統(tǒng)的自動通知，并通過合同管理系統(tǒng)在線簽訂合同。

　　投標(biāo)系統(tǒng)是整個電子采購系統(tǒng)中難度最高的，網(wǎng)絡(luò)投標(biāo)的關(guān)鍵在投標(biāo)廠商、電子簽章以及系統(tǒng)設(shè)計。

　　電子投標(biāo)系統(tǒng)中XML標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用：以往，電子數(shù)據(jù)交換EDI是買賣雙方商業(yè)數(shù)據(jù)電子傳輸?shù)奈┮滑F(xiàn)實方法，其昂貴的租賃線路和繁瑣的協(xié)議轉(zhuǎn)化，使EDI對于除了最大購買者和他們的主要供應(yīng)商之外的企業(yè)來說太復(fù)雜，也太昂貴。如果采取EDI技術(shù)來實現(xiàn)政府采購電子化，勢必影響供應(yīng)商的自由進入。1998年，數(shù)據(jù)互換標(biāo)準(zhǔn)組織DISA承認，XML作為以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的技術(shù)，將極有可能取代傳統(tǒng)的EDI而成為B2B商業(yè)數(shù)據(jù)交換的標(biāo)準(zhǔn)。對于購買者來說，這意味著有了可能的直接電子化途徑，來保證沒有能力加入EDI計劃的廠商實現(xiàn)商業(yè)文檔數(shù)據(jù)傳遞。因此，XML技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)成為最好選擇。但目前為止，仍沒有在產(chǎn)品標(biāo)號和商業(yè)交易水平草約的交叉行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)方面達成一致意見。

　　共同供應(yīng)系統(tǒng)

　　該子系統(tǒng)的目的是整合整個系統(tǒng)中一段時間內(nèi)所有需求類似的采購項目，統(tǒng)一進行大規(guī)模采購。它建立在電子信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，采購主體在新建招標(biāo)公告時，可以選擇共同供應(yīng)的采購方式，分出類似的采購項目，然后捆綁發(fā)布統(tǒng)一招標(biāo)公告，并采取合適的采購方式進行。采用其他采購方式的，系統(tǒng)可通過自動匹配功能將相同類別的采購信息歸集、整理，并由工作人員與采購主體進行磋商是否進行共同采購。雖然共同采購的達成需要一些繁瑣的程序，但是成本節(jié)約的優(yōu)勢是值得肯定的。共同采購的達成不能完全依靠電子系統(tǒng)的自動匹配，也要求采購人員與采購主體及其他參與者的共同協(xié)調(diào)。討論區(qū)模塊對于共同采購的達成有巨大的促進作用。

　　合同管理系統(tǒng)

　　合同簽訂及后續(xù)管理使得電子采購系統(tǒng)實現(xiàn)在線合同管理，將傳統(tǒng)繁瑣的合同管理放置于電子化合同管理系統(tǒng)中。并監(jiān)督供應(yīng)商價格違約、交貨不及時、服務(wù)不到位或采購人拒簽合同、拖延驗收等違規(guī)行為發(fā)生。

　　合同管理系統(tǒng)應(yīng)該對合同條款及付款日期有明確的規(guī)定和記錄，電子監(jiān)控系統(tǒng)對于即將到期的合同或執(zhí)行中不符合同條款標(biāo)準(zhǔn)的行為提出預(yù)警，并采取相應(yīng)的處罰措施及時調(diào)整規(guī)范合同履行條款和付款時間，以更好的執(zhí)行后續(xù)合同，而且合同管理的程序模板必須是標(biāo)準(zhǔn)化的。

　　付款管理中，合同執(zhí)行與過程管理密切相關(guān)，而且必須細化到每一項付款要求和日期。同時，系統(tǒng)必須時時更新在線付款時間表，并且與支付系統(tǒng)、會計賬戶保持一致。

　　合同執(zhí)行評價中的難點是缺乏合適的評價標(biāo)準(zhǔn)和評價機制。因此，在合同執(zhí)行前最重要的是設(shè)定適當(dāng)?shù)脑u價指數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)；然后將不同供應(yīng)商的表現(xiàn)進行信息化分類記錄，記入供應(yīng)商資料庫中，既可以作為以后的評價參考，又可以規(guī)范供應(yīng)商服務(wù)。