2008年6月24日，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部辦公廳下發(fā)了《關(guān)于積極防御地震等自然災(zāi)害充分發(fā)揮城建檔案作用的通知》（建辦檔[2008]39號），通知要求：

　　一、堅持依法治檔，緊緊圍繞災(zāi)后恢復(fù)重建，防御自然災(zāi)害，確保城市安全運(yùn)行，全面做好城建檔案的收集、利用、管理和服務(wù)工作。各級建設(shè)（規(guī)劃）行政主管部門要認(rèn)真貫徹落實《汶川地震災(zāi)后恢復(fù)重建條例》（國務(wù)院令第526號），按照《條例》第七十條“地震災(zāi)區(qū)的各級人民政府及有關(guān)部門和單位，應(yīng)當(dāng)對建設(shè)項目以及地震災(zāi)后恢復(fù)重建資金和物資的籌集、分配、撥付、使用情況登記造冊，建立、健全檔案，并在建設(shè)工程竣工驗收和地震災(zāi)后恢復(fù)重建結(jié)束后，及時向建設(shè)主管部門或者其他有關(guān)部門移交檔案”的規(guī)定，積極督促有關(guān)部門和單位建立、健全災(zāi)后重建工程項目檔案，并要求各單位在工程項目竣工驗收后，及時向建設(shè)（規(guī)劃）行政主管部門移交檔案。各有關(guān)地區(qū)城建檔案館（室）要充分利用城建檔案為搶險救災(zāi)、搶修市政基礎(chǔ)設(shè)施、評估檢測和鑒定房屋建筑、防御自然災(zāi)害、災(zāi)害調(diào)查評估、災(zāi)后恢復(fù)重建規(guī)劃及實施等工作，提供詳實的資料和依據(jù)。

　　二、積極組織開展城建檔案異地備份、應(yīng)急預(yù)案等工作，提高應(yīng)對、處置自然災(zāi)害和突發(fā)公共事件的能力，確保城建檔案的安全和應(yīng)急利用。各級建設(shè)（規(guī)劃）行政主管部門要高度重視并積極督促城建檔案館（室）開展檔案信息化建設(shè)，根據(jù)工作需要適時、有序推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化，并加強(qiáng)與其他省市建設(shè)（規(guī)劃）行政主管部門之間的聯(lián)系與協(xié)作，通過東西結(jié)合、南北合作以及省市之間的協(xié)作，積極開展本地重要城建檔案的電子化、數(shù)字化載體在異地備份的相關(guān)工作。各城建檔案館（室）在開展檔案計算機(jī)管理的同時，要定期制作、打印紙質(zhì)的館藏檔案總目錄和分類目錄，確保緊急狀態(tài)下對檔案的查找利用。在城建檔案的報送、移交和管理工作中，必須堅持紙質(zhì)檔案與電子檔案并重的原則。各地城建檔案館還應(yīng)制定針對地震等自然災(zāi)害以及突發(fā)公共事件的應(yīng)急預(yù)案，并適時加強(qiáng)平時的應(yīng)急演練，不斷提高應(yīng)對、處置自然災(zāi)害和突發(fā)公共事件的能力。

　　三、嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，切實加強(qiáng)各地城建檔案館（室）的建設(shè)，抓緊開展城建檔案館抗震安全檢查和改造加固工作。各地要嚴(yán)格按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》以及《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等的要求，切實加強(qiáng)城建檔案館館房的建設(shè)，保證檔案館建設(shè)項目的工程質(zhì)量，提高城建檔案館的抗震設(shè)防能力和應(yīng)對其他自然災(zāi)害的能力，確保城建檔案安全。對現(xiàn)用的城建檔案館（室）館房，要組織有關(guān)專家和技術(shù)人員，開展一次安全隱患、特別是抗震設(shè)防能力的檢查，凡存在工程質(zhì)量安全及抗震設(shè)防能力隱患的，要上報地方政府并商請有關(guān)部門，盡早采取措施進(jìn)行加固和改造。

　　四、加強(qiáng)城建檔案執(zhí)法檢查工作，加大城建檔案收集工作力度，保障搶險救災(zāi)和災(zāi)后恢復(fù)重建等工作的查閱利用。各級建設(shè)（規(guī)劃）行政主管部門要加強(qiáng)城建檔案執(zhí)法檢查工作，對違反《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《汶川地震災(zāi)后恢復(fù)重建條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法律、法規(guī)和規(guī)章，拒不向城建檔案館（室）移交工程項目檔案的單位和個人，依法給予處罰。為保證搶險救災(zāi)和災(zāi)后重建對城建檔案的查閱利用需要，各級建設(shè)（規(guī)劃）行政主管部門要適時組織開展一次對本地重要建筑、重要基礎(chǔ)設(shè)施（尤其是地下管線）的檔案資料普查清查工作，凡沒有向城建檔案館（室）歸檔移交的，要督促其限期移交。各級建設(shè)行政主管部門還要加大對鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)檔案的收集管理力度，將鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)檔案納入城建檔案館（室）的接收范圍，實行城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的統(tǒng)一管理。

　　五、加強(qiáng)對自然災(zāi)害及災(zāi)后重建檔案信息資料的收集管理，為日后查考留下寶貴資料。災(zāi)區(qū)各地城建檔案館及有關(guān)地區(qū)城建檔案館（室）要積極協(xié)助和配合各級抗震救災(zāi)工作機(jī)構(gòu)，認(rèn)真搜集、記錄和保存損毀建筑物、構(gòu)筑物的文字、聲像及樣品資料，以及在抗震救災(zāi)、恢復(fù)重建過程中形成的檔案資料（包括紙質(zhì)文件、照片、聲像資料、電子文件等），為今后工作查考、歷史研究、經(jīng)驗借鑒等留下重要參考資料。

　　六、高度重視城建檔案工作，進(jìn)一步加強(qiáng)對城建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。各級建設(shè)（規(guī)劃）行政主管部門要充分認(rèn)識城建檔案工作的重要性，切實履行對城建檔案工作的管理職責(zé)，進(jìn)一步加強(qiáng)對城建檔案管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)，把城建檔案工作納入建設(shè)事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，納入職責(zé)考核范圍，及時研究和解決城建檔案工作發(fā)展中的重大問題，特別是在加大經(jīng)費(fèi)投入、配備高素質(zhì)人才、保持機(jī)構(gòu)人員穩(wěn)定等方面給予充分關(guān)注，為保證城建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，充分發(fā)揮城建檔案的作用打下堅實基礎(chǔ)。