摘要：隨著物業(yè)管理近幾年的快速發(fā)展，作為物業(yè)管理中的兩個主體，物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主之間的信息交流逐漸頻繁。從信息交流中獲取更重要的信息是信息交流的意義所在。本文主要從物業(yè)管理的3個主要階段來闡述兩者之間的信息交流。同時闡述了信息在收集、處理、反饋的過程控制。并在此基礎(chǔ)上提出信息交流過程中的一些建議。

　　關(guān)鍵字：物業(yè)管理企業(yè) 業(yè)主 信息交流

　　作為物業(yè)管理中的兩個基本主體——物業(yè)管理企業(yè)與業(yè)主，他們之間信息交流的重要性不言而喻。其中所稱的信息交流是指物業(yè)管理企業(yè)對業(yè)主就物業(yè)管理方面的意見、建議、咨詢、投訴、要求等做出反應(yīng)，以及業(yè)主對物業(yè)管理企業(yè)為自己提供的各項服務(wù)做出反應(yīng)的信息互通的全過程。那么物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)如何搞好與業(yè)主間的信息交流工作，提高自身管理水平，為廣大業(yè)主提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)呢？我個人認為：要控制好此項信息交流的全過程，應(yīng)特別做好以下三個階段的工作。

　　一、物業(yè)管理前期介入階段。

　　其實，早在物業(yè)管理企業(yè)的物業(yè)管理前期介入中，就與潛在的業(yè)主進行信息交流了。其中最明顯的就是物業(yè)管理企業(yè)通過營銷的宣傳過程與潛在的業(yè)主進行信息交流。根據(jù)目前各地舉行房交會上，很多客戶在咨詢樓盤情況時很多都提及今后樓盤的物業(yè)管理情況。于是有人得出這樣一個論斷：“昨天購房是遠地段、選價格，今天購房是選環(huán)境、選配套，明天購房就是選物業(yè)管理了”。部分先知、精明的開發(fā)商已意識到這一點，通過市場招投標(biāo)選擇一些服務(wù)和品牌較好的物業(yè)管理企業(yè)，并已逐步開始將小區(qū)物業(yè)管理作為一個全新的賣點大包裝，同時這也就為物業(yè)管理企業(yè)與潛在業(yè)主間的信息交流創(chuàng)造了客觀條件。物業(yè)管理企業(yè)與業(yè)主間的信息交流還體現(xiàn)在物業(yè)的規(guī)劃、設(shè)計、修建過程中。在此過程中，物業(yè)管理企業(yè)站在業(yè)主的角度，將業(yè)主對物業(yè)使用過程中出現(xiàn)的一些不合理的設(shè)計和規(guī)劃進行提煉，向設(shè)計或建設(shè)單位進行反饋，對物業(yè)的整體施工質(zhì)量進行監(jiān)督，這從某種意義上來講已是在與業(yè)主進行潛在的信息交流。

　　二、物業(yè)接交、業(yè)主入伙階段。

　　在這個階段物業(yè)管理企業(yè)與業(yè)主間的信息交流主要體現(xiàn)在以下四個方面：

　　1、物業(yè)接管驗收。此時物業(yè)管理企業(yè)從開發(fā)商處接受物業(yè)，代表全體業(yè)主對物業(yè)的共用部分、共用設(shè)施、設(shè)備等進行驗收，對業(yè)主所購房屋從專業(yè)角度進行較細致的初步驗收，指出不合格處要求開發(fā)商整改。

　　2、交房前的準備工作。重點做好物業(yè)的整體清潔，設(shè)置各種標(biāo)識牌。準備辦理業(yè)主入伙手續(xù)的相關(guān)資制等等。設(shè)置合理的入伙流程，現(xiàn)代人生活要求要簡單方便，入伙手續(xù)的辦理流程設(shè)置是否合理，將直接關(guān)系整個入伙過程便利性。同時辦理入伙手續(xù)是業(yè)主們第一次直接正面接觸物業(yè)管理企業(yè)的過程，第一印象的好壞對今后的管理至關(guān)重要。

　　3、辦理業(yè)主入伙手續(xù)。物業(yè)管理企業(yè)要及時將物業(yè)自用部位交予相應(yīng)業(yè)主，同時將入伙后應(yīng)遵守的各類公約〈如業(yè)主公約、精神文明公約等〉、須知〈如各項費用、交費時間等〉、物業(yè)管理服務(wù)方式、物業(yè)管理服務(wù)具體內(nèi)容等信息通過各種形式告知業(yè)主，同時根據(jù)業(yè)主填寫的資料、反映的情況，建立起相關(guān)的檔案，如，有些企業(yè)通過業(yè)主在入伙時填寫業(yè)主信息動態(tài)，通過這種信息表，了解目前內(nèi)小區(qū)業(yè)主車輛的擁有量，從而制定車輛管理方案。

　　4、迎接業(yè)主裝修、喬遷、入住。裝修管理控制是物業(yè)管理中的一大難點，物業(yè)管理企業(yè)裝修管理人員要細心的以專業(yè)的角度協(xié)助業(yè)主出謀劃策，便于業(yè)主今后的使用和日常的維修。要做好業(yè)主正式入住時，物業(yè)管理企業(yè)工作人員的親切問候、祝賀，對增進雙方的了解無疑有著重要的作用。

　　三、日常管理服務(wù)階段。

　　日常管理服務(wù)階段是物業(yè)管理企業(yè)與業(yè)主接觸最頻繁的階段，要搞好相互間的信息交流，物業(yè)管理企業(yè)必須“主動出擊”，主要應(yīng)做好信息交流的過程控制，即對“信息收集——信息處理——信息反饋'這”PDCA“的過程控制。要做好這一過程控制，我個人認為可以分到從以下幾個方面入手：

　�。ㄒ唬┬畔⑹占�。信息的收集，包括被動收集信息和主動收集信息兩種。

　　所謂“被動收集信息”，主要是指：物業(yè)管理企業(yè)中相應(yīng)的信息主管部門在日常值班時，由業(yè)主主動“上門'反映情況而收集到的信息。在此值得一提的是，要搞好”被動收集信息“工作，值班的安排十分重要。首先得樹立”業(yè)主的休息時間，正是我們的上班時間“的觀念（特指對住宅小區(qū)區(qū)的物業(yè)管理）。因此物業(yè)管理企業(yè)就得在充分考慮成本的前提下合理的安排好作息時間，確保（特別是在休息日、節(jié)假日）能夠及時的受理業(yè)主反映的各種問題。還有做好信息的傳遞工作，在考慮成本下往往值班人員并不一定是問題解決的主管人員，因此要做好信息的登記和傳遞工作，準確地將信息傳遞給相應(yīng)的部門真正體現(xiàn)物業(yè)管理企業(yè)為業(yè)主服務(wù)的宗旨。所謂”主動收集信患'，主要是指物業(yè)管理企業(yè)通過以回訪不定期的上門征詢意見、滿意率問卷調(diào)查、組織社區(qū)文化活動、業(yè)主懇談會等等形式主動的與廣大業(yè)主交流、溝通，從而收集到各種信息。

　�。ǘ�）信息處理。信息處理過程主要包括了三個步驟，即信息整理、信息再傳遞、處理結(jié)果返饋。所謂“信息整理”，是指物業(yè)管理企業(yè)中的信息主管部門將收集到的各種信息根據(jù)自身管理方式加以分門別類的處理，如按專業(yè)分類〈保安、保潔、維修、綠化、客服〉、按服務(wù)性質(zhì)分類（常規(guī)服務(wù)、專頂服務(wù)、特約服務(wù)）、按迫切程度分類〈緊急、較急、普通〉等等。所謂“信息的再傳遞”，是指將分類整理后的信息按分類形式傳遞到相關(guān)部門進行督導(dǎo)處理。所謂“處理結(jié)果返回”，是指相關(guān)部門將信息的處理結(jié)果傳遞返回信息主管部門。如有些物業(yè)管理企業(yè)往往成立客服中心，由客服將收集來的業(yè)主信息進行發(fā)射到每個相關(guān)部門，客服負責(zé)監(jiān)督處理，相關(guān)部門又把信息處理的結(jié)果返回到客服，然后由客服進行信息的反饋。

　�。ㄈ�）信息反饋。是指物管理企業(yè)中的信息主管部門將業(yè)主所反映信息的處理結(jié)果以各種形式及時反饋給業(yè)主。即使是因各種原因經(jīng)努力仍未能解決的，也應(yīng)向業(yè)主講明原因，充分尊重業(yè)主的“知情權(quán)”，避免因信息的“有去無回”而造成業(yè)主的種種誤解，甚至帶來一些不良后果。同時好要對信息的具體內(nèi)容進行分析，區(qū)分信息內(nèi)容的出現(xiàn)是偶然性的或是必然性的，或是潛在性的，對于這三種情況有針對性的采取措施，糾正或是預(yù)防。在此應(yīng)特別注意的是物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)做好回訪工作，可根據(jù)業(yè)主所反映具體情況而采取不同的回訪方式，以便能收集到進一步的信息適時調(diào)整處理信息的方式，從而提高工作效率，同時最終徹底的解決問題。

　　為了把握好整個信息交流的過程控制，我個人認為應(yīng)遵循以下幾個原則：

　　1、信息的收集要靈活、全面。在收集信息時，應(yīng)主動、被動相結(jié)合，多方式、多渠道的收集各方面的信息。如在住宅小區(qū)內(nèi)，分區(qū)塊管理、對業(yè)主定期進行走訪，通過全區(qū)域的業(yè)主滿意度調(diào)查等形式收集各方面的信息也是主動的方式之一。

　　2、信息的處理要及時、高效。即對各種信息進行處理要“急主所急，想業(yè)主所想”，盡快、盡力的為業(yè)主排憂解難。

　　3、信息的反饋要適時、真實。即應(yīng)根據(jù)信息的“輕重緩急”及當(dāng)時的具體情況在適當(dāng)?shù)臅r間如實向業(yè)主反饋信息。

　　4、信息傳遞的通道要便捷、暢通。即信息傳遞的通道應(yīng)盡可能的縮短，同時盡可能避免因各種原因而阻礙信息的傳遞，便問題得不到解決。

　　5、信息傳遞的內(nèi)容要清楚、準確。即信息在傳遞過程中不能拖拖拉拉、含含糊糊，甚至完全“變樣'，使得事倍功半，既浪費人、財、物力，又失信譽。

　　6、信息傳遞的控制要規(guī)范化、程序化。即為保證信息傳遞的質(zhì)量，在對其控制中不能有隨意性，嚴格按規(guī)定做到環(huán)環(huán)緊扣、層層落實、規(guī)范有序，避免出現(xiàn)信息在傳遞過程中丟失或是遺漏。

　　7、信息傳遞全過程的資料要做好保存工作�！肮芾硪�留下痕跡”，特別是對于重要事件全過程資料自記錄，更要收集、整理、保存完好。這個也是管理的沉淀，便于查閱和分析小區(qū)內(nèi)目前的管理動態(tài)。